Een week uit het leven van een groeimanager

Een kijkje in de week van een groeimanager

Maandag

De marketing & sales weekstart bij mijn IT klant start altijd met verhalen over het weekend. Wel zo fijn opstarten, dan kan iedereen rustig een kopje koffie halen. Maar zodra alle highlights besproken zijn is het tijd om de werkweek echt te starten en vooruit te kijken: wat gaan we deze week doen?

Om goed beslagen ten ijs te komen zorg ik altijd dat ik er een halfuurtje van tevoren ben, zodat ik de weekstart goed kan voorbereiden. Zo kan ik alvast op een rijtje zetten wat de deadlines, werkzaamheden en mijlpalen zijn, en weet ik ook wat ieders rol hierin is. Tijdens de weekstart gaan we hier wat dieper op in en geeft iedereen antwoord op de volgende vragen:

• Wat zijn de belangrijkste doelen deze week?
• Wat is je mooiste mijlpaal of viermoment deze week?
• Waar voorzie je bottlenecks, en hoe kunnen we die voorkomen?
• Heb je nog vragen of input nodig van je team?

’s Middags heb ik een overleg met Tim (inside sales) gepland staan, om samen na te denken over de beste opvolging van onze leads. Eén van de leadgeneratiecampagnes loopt inmiddels 2 weken, en de leads stromen binnen!

Vorige week heb ik samen met het marketingteam en de commercieel directeur de leads doorgenomen om ze te kwalificeren: welke passen wel binnen de doelgroep en welke niet? Deze gezamenlijke exercitie was nodig om met z’n allen de juiste kwalificatiecriteria op te stellen, zodat iedereen het eens is over de definitie van een SQL. Aan de hand van dit lijstje met criteria kan het marketingteam vanaf nu zelf de leads beoordelen, zodat sales daar geen tijd meer aan kwijt is. Gelukkig, want zo is er meer tijd voor Tim om te bellen.

Telefonische opvolging van leads is iets wat deze klant tot voor kort niet deed. Vanwege gebrek aan capaciteit waren ze vooral reactief: pas als een lead belde, ging sales ermee aan de slag. Nu draaien we de rollen om: sales gaat bellen! Maar dan komt de begrijpelijke vraag: hoe dan? Samen met Tim stel ik een lijstje op met ‘openingszinnen’ en vragen, die hij achter de hand kan houden bij het bellen. Ook bereiden we ons op het gesprek voor door alvast na te denken over mogelijke tegenargumenten en weerleggingen.

Er is onlangs een nieuw CRM-systeem geïmplementeerd; het is daarom belangrijk om ook daar even samen doorheen te lopen. Zo laat ik hem zien hoe hij in het CRM precies kan terugvinden wat de interesses zijn van de lead, zodat hij daar goede aanknopingspunten bij kan bedenken. Ook richten we zijn takenlijst zo in dat hij eenvoudig en snel de SQL’s van deze campagne kan terugvinden, die klaar zijn om gebeld te worden. Tenslotte bepalen we samen welke informatie belangrijk is om te noteren in het CRM-systeem, en waar hij dit het beste kan registreren. Na ons overleg gaat hij vol goede moed het belhok in om de eerste leads op te bellen – ik ben benieuwd hoe de eerste gesprekken zullen gaan!

Dinsdag

Dinsdag is mijn vaste dag bij mijn andere klant, een horecagroothandel. Maar voordat ik daar aan de slag ga open ik nog even snel mijn mailbox, en zie direct een enthousiaste mail van Tim bovenaan staan: hij heeft in totaal 4 mensen gesproken gister, en één wil graag een vervolgcall inplannen. Mooi! Een goede start van de dag.

Ik heb ’s ochtends een afspraak staan met Matthijs, één van de accountmanagers bij deze klant. De aanleiding voor deze afspraak is het besluit van directie om een andere werkwijze voor sales te adopteren. Veel van de accountmanagers zijn nog traditioneel, en nu kunnen we samen laten zien hoe dit ook digitaal gaat. Aan mij de taak om de visie en wens van directie te vertalen naar een uitvoerbaar proces.

Deze benodigde ‘nieuwe werkwijze’ heb ik de afgelopen maand in nauwe samenwerking met Pieter, de salesmanager, op papier gezet. Om iedereen te betrekken bij het proces hebben we een gezamenlijke kick-off ingepland. Ik ben er echt van overtuigd dat je mensen mee moet nemen in dit soort grote veranderingen. Het gaat namelijk over hun werk, hun leven - niemand vindt het leuk wanneer hij of zij iets opgelegd krijgt van bovenaf, en al helemaal niet als er ook nog eens verteld wordt hóe je dat precies moet doen.

Deze kick-off vond vorige week plaats, en volgende week hebben we een vervolgmeeting ingepland om dieper in te gaan op het nieuwe proces. Vóór deze vervolgmeeting wil ik alvast wat ideeën van de nieuwe salesaanpak toetsen op een aantal salesmedewerkers – te beginnen met Matthijs. Matthijs is altijd open en eerlijk, en vind het leuk om al in een vroeg stadium betrokken te worden bij vernieuwingen. Ik laat hem onder andere de nieuwe online spreadsheet zien. Het is geen state of the art CRM-systeem, maar alvast een stapje in de goede richting. Step by step is in deze situatie het beste – liever in kleine stapjes iedereen meekrijgen naar een goedwerkend product, dan in één klap een perfect systeem dat niet goed gebruikt wordt.

Matthijs is enthousiast en gaat er direct mee aan de slag, zodat we alvast kunnen testen of het goed werkt. Dat geeft mij tijd om verder te gaan met het Sales Playbook: de visuele documentatie waarin het nieuwe proces in heldere stappen wordt toegelicht. Ik trek me terug in een stille hoek van het kantoor zodat ik gefocust aan de slag kan, en voor ik het weet is het buiten donker. Voordat ik m’n computer afsluit check ik nog even mijn mail: de eerste salesafspraak bij de IT klant waar ik gister was is gerealiseerd, aldus Tim. Yes!

Woensdag

Op woensdagochtend ga ik op tijd weg van huis zodat ik bij mijn IT klant nog even de laatste puntjes op de i kan zetten wat betreft de presentatie. Vandaag vindt de derde editie van de zeswekelijkse marketing & salesdag plaats – een nieuw initiatief om de samenwerking tussen beide teams te bevorderen, en om de onderlinge salesteams (die per productgroep verdeeld zijn) beter op elkaar aan te sluiten. Tot die tijd werd er onvoldoende samengewerkt. Marketing werkte te reactief en voerde alleen verzoeken uit vanuit sales. Bovendien werden niet dezelfde doelen nagestreefd.

Voor het organiseren van de marketing & salesdag heb ik eerst energie gestoken in het zorgen voor een gestructureerde meeting waarbij de belangrijkste zaken aan bod komen:

• Updates vanuit beide teams (dus ook marketing!)
• Klantpitches over klanten die interessant zijn voor cross-selling tussen de verschillende salesafdelingen
• Elke meeting een motiverend succesverhaal
• Kennisdeling over producten/diensten

In eerste instantie was ik de voorzitter van de bijeenkomst en sloot directie aan bij de bijeenkomst. Inmiddels is Marijke, één van de directieleden, de voorzitter van de meeting. Hierdoor laat directie zien hoe belangrijk marketing en sales worden bevonden, en ontstaat er meer draagvlak en enthousiasme onder de teams.  

De marketing & salesdag sluiten we altijd af met een evaluatie en een borrel. En daar is vandaag ook genoeg reden voor: de belactie van Tim werpt zijn vruchten af.

De accountmanagers geven aan enthousiast te zijn over de aanpak van de meeting. Bij eerdere initiatieven werd er vooral veel gepraat, maar kwamen er geen concrete acties uit voort. Nu is dat gelukkig anders. Ook is sales nu beter op de hoogte van de activiteiten van de marketingafdeling en weten ze goed waar de afdeling mee bezig is. Dat enthousiasme blijkt ook uit de mailtjes met ideeën die marketing sinds kort regelmatig krijgt doorgestuurd vanuit sales. Maar misschien wel het allerbelangrijkste: de verbeterde samenwerking heeft ook geleid tot cross-selling, waarbij accountmanagers van verschillende afdelingen duobezoeken afleggen bij één klant.

Donderdag

Vandaag start ik mijn dag op kantoor bij Lead Today. Dat geeft mij de kans om met collega’s van Team Operations te sparren over het nieuwe salesexperiment van mijn IT klant. Elke marketing & salesdag bedenken we samen met het hele team een experiment dat we die maand gaan uitvoeren. Bij het overleg gister hebben we bedacht om deze maand Leadexpress in te zetten om prospects proactief te benaderen. Via Leadexpress ontdekken we namelijk welke bedrijven zich op onze website bevinden en krijgen we inzicht in hun websitegedrag:

• Hoe vaak zijn ze op de website geweest?
• Welke pagina’s hebben ze bezocht?
• Hebben ze bepaalde content gedownload?

Samen met mijn collega’s vul ik het experiment verder in. Bedrijven die veel interactie vertonen op de website én binnen de doelgroep passen, gaan we via de post een pakketje versturen. Vervolgens stuurt Karin (accountmanager) ze via LinkedIn Sales Navigator een berichtje, en na een week benadert hij ze telefonisch. Ik ben benieuwd hoeveel salesafspraken er uit dit experiment zullen komen!

’s Middags bel ik Karin om haar op de hoogte te brengen van het plan, en te vragen of zij het ziet zitten. Ook zij is heel erg benieuwd, en samen prikken we een datum waarop we de pakketjes gaan sturen.

Daarna heb ik tijd om de notulen van gisteren uit te werken. Ik mail de actiepunten naar alle betrokkenen, en pak snel mijn spullen zodat ik op tijd ben om naar mijn andere klant te gaan, zodat ik Matthijs nog even kan zien. Ik ben benieuwd wat zijn eerste bevindingen zijn wat betreft de nieuwe salesaanpak, en of hij nog tips heeft voor de salesmeeting van volgende week.

Vrijdag

Op vrijdag zijn vrijwel al mijn collega’s op kantoor bij Lead Today; het is een gezellige drukte! Ondanks de gezelligheid geeft het mij de tijd om even goed naar de resultaten van campagnes te kijken en om de marketing-salesfunnel van mijn klanten onder de loep te nemen. Hoe staat het met de belactie van Tim? En hoeveel leads zijn er inmiddels gegenereerd? Zijn alle mijlpalen van deze week bij mijn IT klant behaald? Op basis van deze inzichten, en mijn ervaringen van deze week, stel ik mijn wekelijkse managementupdates op aan mijn twee klanten. Daarin houd ik het management op de hoogte van de voortgang en resultaten van onze projecten.

Na de lunch bespreek ik met een collega-groeimanager de presentatie die ik volgende week bij één van mijn klanten ga geven – de vervolgmeeting over de salesaanpak. Ik ben benieuwd of zij nog tips heeft om het team enthousiast te maken. Daarna heb ik nog een uurtje om me voor te bereiden op de Groeimanager Meeting van volgende week. Deze vindt elke maand plaats en vormt een uitgelezen kans om van andere groeimanagers te leren, lastige situaties te bespreken en kennis te delen via video’s en samenvattingen van artikelen. Elke meeting wordt door één van de groeimanagers voorbereid, en volgende week ben ik aan de beurt. Het thema voor deze maand: het op gang brengen van een creatief proces. Creativiteit is niet per se mijn sterkste kant, maar gelukkig heb ik daar vorige maand een workshop over gevolgd bij School of Life. Ik zet mijn aantekeningen om in een presentatie, maar wordt al snel op mijn schouder getikt door een collega: het is tijd voor de kennissessie! Helaas, nog niet helemaal klaar, maar die presentatie maak ik volgende week wel af.

De kennissessie is een wekelijkse meeting waarbij iedereen van Lead Today aanwezig is. Een mooi moment om de week gezamenlijk af te sluiten. Wel met een biertje in de hand en chips op tafel; het is immers bijna weekend. Het doel van deze meeting is om – de naam zegt het al – kennis te delen. Dat kan gaan over de introductie van nieuwe tools, het delen van specialistische kennis vanuit Team Operations, een samenvatting geven van een interessant artikel, of vertellen over een leuk nieuw project bij een bepaalde klant. Na de kennissessie zetten we de borrel voort in Thoms, onze ‘stamkroeg’. De week zit er weer op!